Project Description

Advies Anno NuWe kunnen er niet meer onderuit: de werkkostenregeling wordt verplicht vanaf 1 januari 2015.
Het zal jullie vast niet ontgaan zijn, want in de media is er veelvuldig over gesproken de afgelopen weken.

Op internet zijn er websites vol info te vinden over de WKR, dus ik zal jullie niet vermoeien met een lang bericht over de werking van de WKR. De fiscus geeft mijns inziens een goed leesbare samenvatting: http://bit.ly/1EuBtX0

In het kort komt het erop neer dat de werkkostenregeling van toepassing is wanneer is sprake is van loon (in geld of in natura). Maximaal 1,2% van de loonsom mag namelijk besteed worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Dit noemt men de vrije ruimte. Alles boven deze 1,2% wordt belast tegen 80% eindheffing, ofwel kosten voor de werkgever en niet verhaalbaar op de werknemer.

In de vrije ruimte vallen alle onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, behalve -volgens goed Nederlands gebruik- een lijst met uitzonderingen.

Wat is geen loon en valt dus niet in de vrije ruimte:
– Een gerichte vrijstelling. Onder andere: reiskosten tot € 0,19 per km, studiekosten, kosten openbaar vervoer of voordeel bij korting op producten uit het eigen bedrijf.
– Intermediaire kosten. Onder andere: parkeerkosten auto v/d zaak, de kosten van een maaltijd van een klant die door een werknemer betaald zijn of kosten van een geschenk voor een klant.
– Nihilwaarderingen. Onder andere: koffie/thee/snacks, vakliteratuur op de werkplek, telefoons, computers, tablets (let op noodzakelijkheidscriterium) of bedrijfskleding.

Alle vergoedingen en verstrekkingen die niet onder één van de drie bovengenoemde uitzonderingen vallen, vallen in de vrije ruimte. Voor een werknemer met een jaarsalaris van € 30.000 is de vrije ruimte € 360.

Bijzondere aandacht vereisen de volgende componenten:

Maaltijden
Maaltijden vallen onder de vrije ruimte voor een normbedrag van € 3,15 per maaltijd. Voor 10 werknemers (fte’s) waarvoor per week boodschappen gedaan wordt voor een bedrag van € 150 en die elke dag samen lunchen is de verstrekking 5 dagen x 10 personen x € 3,15 = € 157,50 per week.
Stel dat iedereen 4 weken per jaar vrij is, dan is de verstrekking per jaar € 7.560 (in de vrije ruimte).
Stel het jaarloon van de werknemers gemiddeld op € 30.000 per persoon, dan bedraagt de vrije ruimte 1,2% x € 300.000 = € 3.600.
De werkgever moet 80% afrekenen over alles boven € 3.600, in dit geval 80% over € 3.960 = € 3.168 netto.

Daarbij komt ook nog eens dat de vrije ruimte hiermee in zijn geheel benut is. Er is dus geen ruimte meer voor een kerstpakket, verjaardagscadeau of iets dergelijks.
Let ook op dat je per dag/week (maar minimaal per 4 weken / per maand) moet registreren welke werknemers gebruik hebben gemaakt van de maaltijden!

Personeelsfeesten
Deze worden voor de loonbelasting op nihil gewaardeerd, als ze op de werkplek gegeven worden. Alle feesten en uitjes buiten de deur vallen in de vrije ruimte!

Contributie vakbonden en/of personeelsverenigingen
Ook deze vallen in de vrije ruimte en kunnen dus onbelast vergoed worden, mits niet boven 1,2% van de loonsom.

Fietsplan?
Een fiets kan nog steeds onbelast vergoed of verstrekt worden vanaf 2015, maar wel vanuit de vrije ruimte. Bij de berekening van de maaltijden hierboven is te zien dat de vrije ruimte snel vol is. Dat betekent dat in de praktijk weinig fietsen meer verstrekt zullen worden. Er is op dit moment dan ook een run op nieuwe fietsen, omdat tot 1-1-2015 nog gebruik gemaakt kan worden van het fietsplan.

Wat staat ons te doen voor aanvang van 2015?
1- Wij hebben voor alle werkgevers waarvoor wij de salarisadministratie voeren geïnventariseerd wat de loonsom zal zijn voor 2014 en van welke componenten gebruik gemaakt wordt. Hierover ontvangt elke werkgever persoonlijk bericht.
2- Sommige werknemers ontvangen een onbelaste onkostenvergoeding. Die is vanaf 2015 niet zomaar meer onbelast. We zullen moeten bekijken uit welke componenten deze onkostenvergoedingen bestaan en per component bepalen of er sprake is van een gerichte vrijstelling, intermediaire kosten, een nihilwaardering of vrije ruimte.
3- Naar aanleiding van de inventarisatie kan het zijn dat er arbeidsvoorwaarden aangepast moeten worden. Dat is dan de volgende stap.
4- De financiële administratie en de salarisadministratie moeten op elkaar aangesloten worden. Dat hebben wij inmiddels gereed, zodat we van alle werkgevers eenvoudig kunnen monitoren hoe het staat met de werkkostenregeling. Bij elke aangifte loonheffingen produceren we een overzicht met de stand van de vrije ruimte.

In het geval we gaandeweg het jaar signaleren dat de kans bestaat dat je de vrije ruimte van 1,2% overschrijdt zullen we contact met je opnemen om te bespreken hoe hiermee om te gaan. Je kunt namelijk zelf bepalen of je de vrije ruimte overschrijdt en afrekent tegen 80% eindheffing, of dat je bepaalde vergoedingen of verstrekkingen bij de betreffende personen verloont, dus (eenmalig) een hoger salaris geeft zodat het bedrag van de vergoeding of verstrekking op het nettoloon ingehouden kan worden. Dat is in sommige situaties voordeliger dan kiezen voor de 80% eindheffing.